fqallaf
بـترولـي نشيط
فشل التواصل: الأخطاء الخمس
روبرت هاف
مجلة عالم الإبداع
جميعنا ينقل الكثير والكثير جداً من الرسائل ضمن مكان العمل وبطرق شتى، لا شك أن الأمر على جانب من الأهمية، إلا أن الأهم منه هو الانتباه إلى الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها عن عمد أو دون عمد بشكل مباشر أو عن طريق الرسائل غير اللفظية.
فيما يلي خمس سلوكيات شائعة يمكن أن توحي إلى زملائك بمعاني مختلفة عن تلك التي تقصدها من وراء تصرفاتك تلك، ونصائح كيف تبعث بالرسائل الصحيحة.
((1)) أنت تختصر رسائلك الإلكترونية ولكن دون توضيح للمطلوب، المعلومات مختلطة:
لا شيء يغذي سوء التفاهم في مكان العمل أكثر من الرسائل الإلكترونية، من السهل أن تجيب بكلمة "تماماً"، "موافق" على رسالة مطوّلة وصلتك من زميل لك أو زبون، قد تكون مشغولاً أو بطبعك لا تحب الإسهاب في الكلام، ولكن عليك أن تنتبه، لأن اقتضابك هذا يمكن أن يفسره الطرف الآخر على أنه تصرف فظ، أو حتى قد يرقى إلى "رفض الآخر".
في حين أن معظم المهنيين اليوم يعانون من ضغوطات في الوقت والعمل في عالم اليوم المتسارع، إلا أنه من الضروري في بيئة كهذه مراعاة الوضوح في جميع أنواع التواصل التي قد تجد نفسك مضطراً للتعامل من خلالها مع الآخرين، وأن تبتعد فيها عن التشويش والغموض.
التأني مطلوب، فبدلاً من أن ترسل جواباً متسرعاً مربكاً لا يفي بالمطلوب، تمهل لا ضير من الاقتضاب، ولكن هذا لا يتعارض مع قرائتك للرسالة بشكل جيد وانتق مناسبة في الإجابة عليها. كن واضحاً.
((2)) باب مغلق دائماً!
يغلق المهنيون أبواب مكاتبهم لأسباب مبررة، كأن يكونوا في اجتماع سري، أو أنهم يجرون اتصالاً مشتركاً. طبعاً هذا أمر مبرر، ولكن أن يكون بابك مغلقاً دائماً هذا يعني أنك لا تريد أن يزعجك أحد أبداً، لا تريد أن ترى أحداً أو تستمع لأحد.
إذا كنت تريد أن تعمل بهدوء ودون مقاطعة، دع باب مكتبك موارباً مع ملاحظة تعلقها عليه: "لا حرج في أن تطرق الباب". وإذا كنت تعمل تحت قيود زمنية شديدة فما عليك إلى أن تعلق رسالة على بابك الموارب تقول فيها: "أنا في وقت الإنهاء، رجاء اترك رسالة وسأتصل بك حالما يسنح لي الوقت".
هذه الملاحظات الشارحة للوضع تعبر عن نيتك الطيبة تجاه الآخرين، وتبقيك في أمان أكثر من أن تغلق الباب، وتنقطع عن الآخرين بشكل كامل.
((3)) ملابس العمل:
لاشك أن الملابس الخاصة بالعمل قد تغيرت مع السنين، ومع ذلك بقيت الملابس الرسمية في العمل هي سيدة الموقف في جميع أماكن العمل، فقواعد الإتكيت لا تزال تطبق "الراحة تدعم الإنتاجية" هذا صحيح، ولكن هذا لا يفتح الباب على مصراعيه لجميع أنواع الملابس التي قد تجدها "مريحة!" تجنب الملابس المبتذلة، ملابس الرياضية، الملابس المزركشة بشكل صارخ؛ ولا تنس أن مكان العمل ليس مكاناً لتعرض فيه ملابس المساء والسهرة.
قد تعتقد أنك تعبر عن شخصيتك، ولكن هذه الملابس قد ترسل رسالة من نوع خاص يفهمها الطرف الآخر أقلها أنك لست محترفاً جدّياً.
((4)) أنت تستخدم السماعات باستمرار:
البعض يعتقد أن الموسيقا محفزة للإنتاج، وآخرون يعتقدون أنها تحسّن من مزاجهم وقدرتهم على التركيز.
إذا كنت تستمع إلى الموسيقا لتزيد من تركيزك فهذا إعلان غير مباشر لزملائك بأنك تريد أن يدعوك وشأنك، أو حتى أسوأ من ذلك : "لا شأن لكم بما أقوم به".
لا تدع السماعات تلازمك طوال الوقت واجعل الآخرين يشعرون أن وجودهم مرحب به.
((5)) تعرض أشياء شخصية بحتة وبشكل مفرط في مكان العمل:
يختلف الأشخاص في أمزجتهم، وعلى اعتبار أن الموظفين يقضون سحابة نهارهم في مكان العمل، فلا بد وأن يعرض كل منهم أشياء من خصوصياته يرى أنها تشكل لديه نوعاً من أنواع التحفيز على سبيل المثال، أو تعيد له ذكريات تريحه من ضغوطات العمل.
هذا ليس أمراً سيئاً، ولكن عليك أن تنتبه إلى أن ما تعرض يعكس صورة حقيقة شخصيتك: فالصور الهازلة أو صور الفنانين تعني أنك إنسان غير جدي بل ربما مستهتر...، النكات المفرطة قد يفهم منها أنك لست إنساناً مهنياً محترفاً.
من الحكمة أيضاً تحاشي العبارات السياسية التي تعبر عن انتمائك السياسي، فهذا ليس محموداً في مكان العمل، لأنه قد يسبب تصدعات في علاقاتك مع زملاء العمل بشكل أو بآخر.
بالرغم من النوايا الطيبة، إلا أن سوء التفاهم في مكان العمل حاصل لا محالة من وقت لآخر، ولكنك تستطيع تقليصه إلى أقل درجة ممكنة عندما تحاول فهم الرسائل الكثيرة التي ترسلها يومياً على الوجه الصحيح، وتقوم بتنقيحها مما قد يساء فهمه.
قليل من الانتباه والحذر يكفيان.
روبرت هاف
مجلة عالم الإبداع
جميعنا ينقل الكثير والكثير جداً من الرسائل ضمن مكان العمل وبطرق شتى، لا شك أن الأمر على جانب من الأهمية، إلا أن الأهم منه هو الانتباه إلى الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها عن عمد أو دون عمد بشكل مباشر أو عن طريق الرسائل غير اللفظية.
فيما يلي خمس سلوكيات شائعة يمكن أن توحي إلى زملائك بمعاني مختلفة عن تلك التي تقصدها من وراء تصرفاتك تلك، ونصائح كيف تبعث بالرسائل الصحيحة.
((1)) أنت تختصر رسائلك الإلكترونية ولكن دون توضيح للمطلوب، المعلومات مختلطة:
لا شيء يغذي سوء التفاهم في مكان العمل أكثر من الرسائل الإلكترونية، من السهل أن تجيب بكلمة "تماماً"، "موافق" على رسالة مطوّلة وصلتك من زميل لك أو زبون، قد تكون مشغولاً أو بطبعك لا تحب الإسهاب في الكلام، ولكن عليك أن تنتبه، لأن اقتضابك هذا يمكن أن يفسره الطرف الآخر على أنه تصرف فظ، أو حتى قد يرقى إلى "رفض الآخر".
في حين أن معظم المهنيين اليوم يعانون من ضغوطات في الوقت والعمل في عالم اليوم المتسارع، إلا أنه من الضروري في بيئة كهذه مراعاة الوضوح في جميع أنواع التواصل التي قد تجد نفسك مضطراً للتعامل من خلالها مع الآخرين، وأن تبتعد فيها عن التشويش والغموض.
التأني مطلوب، فبدلاً من أن ترسل جواباً متسرعاً مربكاً لا يفي بالمطلوب، تمهل لا ضير من الاقتضاب، ولكن هذا لا يتعارض مع قرائتك للرسالة بشكل جيد وانتق مناسبة في الإجابة عليها. كن واضحاً.
((2)) باب مغلق دائماً!
يغلق المهنيون أبواب مكاتبهم لأسباب مبررة، كأن يكونوا في اجتماع سري، أو أنهم يجرون اتصالاً مشتركاً. طبعاً هذا أمر مبرر، ولكن أن يكون بابك مغلقاً دائماً هذا يعني أنك لا تريد أن يزعجك أحد أبداً، لا تريد أن ترى أحداً أو تستمع لأحد.
إذا كنت تريد أن تعمل بهدوء ودون مقاطعة، دع باب مكتبك موارباً مع ملاحظة تعلقها عليه: "لا حرج في أن تطرق الباب". وإذا كنت تعمل تحت قيود زمنية شديدة فما عليك إلى أن تعلق رسالة على بابك الموارب تقول فيها: "أنا في وقت الإنهاء، رجاء اترك رسالة وسأتصل بك حالما يسنح لي الوقت".
هذه الملاحظات الشارحة للوضع تعبر عن نيتك الطيبة تجاه الآخرين، وتبقيك في أمان أكثر من أن تغلق الباب، وتنقطع عن الآخرين بشكل كامل.
((3)) ملابس العمل:
لاشك أن الملابس الخاصة بالعمل قد تغيرت مع السنين، ومع ذلك بقيت الملابس الرسمية في العمل هي سيدة الموقف في جميع أماكن العمل، فقواعد الإتكيت لا تزال تطبق "الراحة تدعم الإنتاجية" هذا صحيح، ولكن هذا لا يفتح الباب على مصراعيه لجميع أنواع الملابس التي قد تجدها "مريحة!" تجنب الملابس المبتذلة، ملابس الرياضية، الملابس المزركشة بشكل صارخ؛ ولا تنس أن مكان العمل ليس مكاناً لتعرض فيه ملابس المساء والسهرة.
قد تعتقد أنك تعبر عن شخصيتك، ولكن هذه الملابس قد ترسل رسالة من نوع خاص يفهمها الطرف الآخر أقلها أنك لست محترفاً جدّياً.
((4)) أنت تستخدم السماعات باستمرار:
البعض يعتقد أن الموسيقا محفزة للإنتاج، وآخرون يعتقدون أنها تحسّن من مزاجهم وقدرتهم على التركيز.
إذا كنت تستمع إلى الموسيقا لتزيد من تركيزك فهذا إعلان غير مباشر لزملائك بأنك تريد أن يدعوك وشأنك، أو حتى أسوأ من ذلك : "لا شأن لكم بما أقوم به".
لا تدع السماعات تلازمك طوال الوقت واجعل الآخرين يشعرون أن وجودهم مرحب به.
((5)) تعرض أشياء شخصية بحتة وبشكل مفرط في مكان العمل:
يختلف الأشخاص في أمزجتهم، وعلى اعتبار أن الموظفين يقضون سحابة نهارهم في مكان العمل، فلا بد وأن يعرض كل منهم أشياء من خصوصياته يرى أنها تشكل لديه نوعاً من أنواع التحفيز على سبيل المثال، أو تعيد له ذكريات تريحه من ضغوطات العمل.
هذا ليس أمراً سيئاً، ولكن عليك أن تنتبه إلى أن ما تعرض يعكس صورة حقيقة شخصيتك: فالصور الهازلة أو صور الفنانين تعني أنك إنسان غير جدي بل ربما مستهتر...، النكات المفرطة قد يفهم منها أنك لست إنساناً مهنياً محترفاً.
من الحكمة أيضاً تحاشي العبارات السياسية التي تعبر عن انتمائك السياسي، فهذا ليس محموداً في مكان العمل، لأنه قد يسبب تصدعات في علاقاتك مع زملاء العمل بشكل أو بآخر.
بالرغم من النوايا الطيبة، إلا أن سوء التفاهم في مكان العمل حاصل لا محالة من وقت لآخر، ولكنك تستطيع تقليصه إلى أقل درجة ممكنة عندما تحاول فهم الرسائل الكثيرة التي ترسلها يومياً على الوجه الصحيح، وتقوم بتنقيحها مما قد يساء فهمه.
قليل من الانتباه والحذر يكفيان.
